Nowy sezon to też nowy start. Nowy grafik zajęć, nowe oferty, nowi klienci.

To też idealny moment, żeby sprawdzić swoje dokumenty.

Sprawdź, czy na pewno masz wszystko to, czego potrzebujesz w związku ze współpracą z kursantem.

Dzisiaj mam dla Ciebie ważną listę, która Ci się przyda zanim zapiszesz pierwszą osobę na wrześniowe zajęcia.

Dlaczego sierpień, a nie wrzesień, to Twój prawdziwy deadline?

Może pomyślisz sobie: mam jeszcze cały miesiąc, dokumenty zdążę ogarnąć na spokojnie we wrześniu, gdy ruszy sezon. Rozumiem, że tak możesz pomyśleć, bo wrzesień faktycznie jest tym momentem, w którym pierwsi kursanci podpisują umowy i płacą pierwsze raty.

Właśnie dlatego wszystko, co dotyczy dokumentacji, musi być gotowe wcześniej: gdy zaczynasz zapisy, nie masz już czasu na poprawianie regulaminu czy dopisywanie brakującej klauzuli.

Umowa z kursantem i regulamin zajęć – masz je gotowe na start?

To pierwszy punkt każdej checklisty przed startem nowego sezonu, bo bez tego nie zapiszesz legalnie ani jednej osoby.

Umowa z kursantem powinna jasno określać przedmiot zajęć, zasady płatności, warunki rezygnacji i to, co dzieje się przy nieobecnościach – im więcej z tego opiszesz na papierze, tym mniej niezręcznych rozmów czeka Cię w trakcie roku.

O tym, co dokładnie powinna zawierać dobra umowa z kursantem, pisałam już szeroko w osobnym wpisie o 12 najważniejszych elementach umowy z uczestnikiem zajęć .

A jeśli szukasz gotowego wzoru, wykorzystywanego w praktyce przez ponad 1000 właścicieli szkół językowych i firm edu,  gotowe wzory umowy i regulaminu dla kursanta znajdziesz w pakiecie dokumentów dla szkoły językowej . To nie jest wzór z AI. To dokument, który łączy w sobie wzór oraz instrukcję w treści, dzięki której wiesz, na co musisz uważać we współpracy z klientami.  W Pakiecie znajdziesz dokumenty dostosowane do różnych współprac – zajęć indywidualnych, grupowych i w parach; zajęć stacjonarnych i online oraz do różnych modeli zawierania umów – przez e-mail, stacjonarnie, wysyłkę skanu czy platformy typu EduSky, ActiveNow, Langlion i inne.

Wzór z AI może wyglądać dobrze, ale z mojego doświadczenia, zawsze zawiera klauzule niedozwolone lub braki, które mogą być powodem wszczęcia postępowania w sprawach o wykroczenie.

Klauzula informacyjna RODO przy zapisie – masz ją już w formularzu?

Każdy zapis na kurs to zbieranie danych osobowych bezpośrednio od osoby, która się zapisuje, co oznacza, że masz obowiązek informacyjny z art. 13 RODO: musisz powiedzieć kursantowi (albo jego rodzicowi, gdy zapisujesz dziecko), kto administruje danymi, w jakim celu je przetwarza i jak długo je przechowuje. W praktyce to krótka klauzula dołączona do formularza zapisu albo do samej umowy – ale musi tam być, zanim ktokolwiek poda Ci swoje dane, nie po fakcie. Szerzej o obowiązkach RODO w szkole językowej pisałam w tym wpisie.

Publikujesz zdjęcia z zajęć w social mediach? Sprawdź zgodę na wizerunek

Jeżeli w trakcie roku publikujesz zdjęcia lub nagrania z zajęć na Instagramie czy Facebooku, zgoda na wizerunek uczestnika (a przy dzieciach – zgoda rodzica) to kolejny dokument, który powinien czekać gotowy, zanim ruszy sezon, a nie pojawić się dopiero wtedy, gdy ktoś zapyta, dlaczego jego dziecko jest na Twoim profilu. To temat na tyle obszerny, że rozwijam go osobno – tu zapamiętaj tylko, że lepiej mieć tę zgodę przygotowaną razem z resztą dokumentów zapisowych. Zgodę możesz dodać pod umową. Ważne, żeby jej zaznaczenie nie było warunkiem zawarcia umowy.

Standardy Ochrony Małoletnich – pamiętasz o terminie przeglądu?

Jeśli pracujesz z dziećmi lub młodzieżą, prawdopodobnie wdrożyłeś już Standardy Ochrony Małoletnich – ustawowy termin na ich wprowadzenie minął 15 sierpnia 2024 r. (obowiązek wynika z art. 22b ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich) – a przy okazji jest tu rzecz, o której naprawdę łatwo zapomnieć: ten sam art. 22b ust. 8 tej ustawy nakłada obowiązek okresowej weryfikacji standardów nie rzadziej niż raz na dwa lata, co oznacza, że jeśli wdrożyłaś je na ustawowy termin, dwuletni okres kończy się właśnie teraz, w połowie sierpnia 2026 r.

Nie w każdej placówce ten termin wypada dokładnie 15 sierpnia. Co do zasady dwa lata liczy się od dnia, w którym Twoja placówka faktycznie wdrożyła standardy, więc jeśli zrobiłaś to wcześniej albo później niż większość, Twój termin przeglądu też wypadnie w innym dniu. Jeśli nie pamiętasz dokładnej daty, sprawdź ją w dokumentacji, którą sporządzałaś przy wdrożeniu.

Ważne:  Jeśli jeszcze nie wdrożyłeś standardów w ogóle, to osobny i pilniejszy temat – piszę o nim szerzej w artykule o standardach ochrony małoletnich dla szkół językowych i firm edukacyjnych, a gotowy wzór dokumentacji razem ze szkoleniem znajdziesz w pakiecie kursant ze standardami ochrony dzieci (link niżej). Zanim uznasz temat za zamknięty, warto też sprawdzić 10 najczęstszych błędów przy wdrażaniu Standardów ochrony dzieci – sprawdź czy je popełniasz.

A co z nowymi lektorami lub nowymi współpracami? Czy można współpracować z nimi na umowie zleceniu/B2B?

Sierpień to też miesiąc, w którym wiele szkół podpisuje nowe umowy z lektorami przed startem zajęć.

Jeśli planujesz taką współpracę, sposób, w jaki na co dzień ją organizujesz (grafik, sposób przydzielania grup, komunikacja), ma znaczenie dla tego, czy umowa wytrzyma kontrolę, czy zostanie uznana za ukryte zatrudnienie.

Sprawdź moje bezpłatne 30-minutowe szkolenie o najnowszej i największej reformie PIP, w związku z którą PIP będzie miał prawo „przekształcać” umowy zlecenie w umowy o pracę. [CHCĘ OBEJRZEĆ SZKOLENIE]

A jeśli chcesz zabezpieczyć swoje współprace z lektorami na umowie zlecenie/B2B,  sprawdź pakiet z wzorami i wdrożeniem, który pomaga ułożyć taką współpracę bezpiecznie.

Checklista na sierpień – krótkie podsumowanie

Zanim ruszy sezon, sprawdź, czy masz gotowe:

• aktualną umowę z kursantem i regulamin zajęć,
• klauzulę informacyjną RODO,
• zgodę na wizerunek, jeśli publikujesz zdjęcia z zajęć,
• aktualne Standardy Ochrony Małoletnich – ze świeżym przeglądem, jeśli mijają dwa lata od wdrożenia,
• bezpiecznie ułożone umowy z lektorami, z którymi zaczynasz współpracę w nowym sezonie.

Najczęstsze pytania przed startem sezonu

Czy muszę robić przegląd Standardów Ochrony Małoletnich, jeśli w ciągu dwóch lat nic się u mnie nie zmieniło?
Tak, obowiązek weryfikacji nie jest uzależniony od tego, czy coś się zmieniło. Nawet gdy Twoja placówka działa dokładnie tak samo jak dwa lata temu, przegląd i tak powinien się odbyć i zostać udokumentowany.

Czy klauzula RODO musi być osobnym dokumentem, czy może być częścią umowy?
Może być częścią umowy albo formularza zapisu – najważniejsze, żeby kursant zapoznał się z nią.

Od kiedy właściwie liczy się mój dwuletni termin przeglądu standardów?
Co do zasady od dnia, w którym Twoja placówka faktycznie wdrożyła standardy, a nie od ustawowego terminu granicznego (15 sierpnia 2024 r.) – jeśli nie pamiętasz dokładnej daty, sprawdź ją w swojej dokumentacji wdrożeniowej.

Ten artykuł ma charakter wyłącznie edukacyjny i nie stanowi porady prawnej. Każda sytuacja wymaga indywidualnej oceny – jeśli potrzebujesz wsparcia w swojej sprawie, skonsultuj się z prawnikiem lub skontaktuj się ze mną.

Stan prawny na: 2026-08-05