Umowa na prowadzenie zajęć językowych w przedszkolu (np. angielskiego) – co powinna zawierać

Prowadzisz zajęcia dodatkowe z angielskiego w przedszkolach i zastanawiasz się, jak dobrze zabezpieczyć taką współpracę na papierze?

Tu przedszkole jest Twoim klientem biznesowym, nie rodzicem ani pracodawcą, więc umowa, którą podpisujesz, rządzi się innymi zasadami niż te, które już opisywałam przy okazji umowy z kursantem czy umowy z lektorem zatrudnianym przez szkołę językową. Już wyjaśniam, na co zwrócić uwagę.

Jaka to właściwie umowa? (i dlaczego nie umowa o dzieło)

Może pomyślisz sobie: skoro zajęcia kończą się czymś konkretnym, na przykład małym przedstawieniem po angielsku na koniec roku, to chyba mogę to rozliczyć jako umowę o dzieło. Niestety nie jest to prawda. Sądy patrzą na to inaczej: w podobnej sprawie szkoła językowa prowadząca naukę angielskiego metodą projektu w przedszkolach, kończącą się inscenizacją teatralną, rozliczała takie umowy jako umowy o dzieło – ZUS to zakwestionował i nakazał oskładkowanie, a sąd przyznał mu rację.

Podobny problem, tylko z perspektywy szkoły językowej zatrudniającej lektora, opisywałam już przy okazji pytania, czy można zawrzeć umowę o dzieło z lektorem szkoły językowej – mechanizm jest ten sam.

Co oznacza, że nawet jeśli Twoje zajęcia kończą się czymś namacalnym, samo prowadzenie nauki języka pozostaje świadczeniem starannego działania (umowa o świadczenie usług na podstawie art. 750 Kodeksu cywilnego), a nie umową o dzieło z konkretnym, gwarantowanym rezultatem.

Co powinna zawierać dobra umowa z przedszkolem?

Skoro to umowa o świadczenie usług, warto, żeby precyzyjnie opisywała, na czym ta usługa polega:

przedmiot umowy: świadczenie usług nauki języka, a nie „wykonanie dzieła” w postaci przedstawienia czy certyfikatu,
harmonogram: długość pojedynczych zajęć (dla młodszych dzieci to zwykle 20–30 minut), okres obowiązywania (na przykład wrzesień–czerwiec) i częstotliwość zajęć w miesiącu,
liczebność grupy i miejsce prowadzenia zajęć,
zasady wynagrodzenia i rozliczenia – najczęściej za przeprowadzone zajęcia albo miesięcznie; wynagrodzenie może być też zależne od liczby osób w grupie zapisanych lub obecnych;
zasady rozliczania w przypadku nieobecności lub na wypadek sytuacji, w której pojawiasz się w przedszkolu i dopiero wtedy dowiadujesz się, że przedszkole zapomniała Cię powiadomić o wycieczce,
kwestie RODO, poufności, Standardów ochrony małoletnich.

Czy wystarczy, że przedszkole zaakceptuje Twój regulamin, czy potrzebna jest podpisana umowa?

To pytanie, które słyszę dość często od osób prowadzących zajęcia dodatkowe, więc już wyjaśniam: sama akceptacja regulaminu czy oferty mailem może wystarczyć do zawarcia umowy w sensie prawnym (umowa o świadczenie usług nie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności).

Ważne: podpisany dokument – papierowy albo choćby zaakceptowany elektronicznie w sposób, który da się później wykazać – daje Ci konkretny dowód na to, co dokładnie ustaliłyście, gdy dojdzie do sporu o zapłatę, odwołane zajęcia czy zakres odpowiedzialności.

Warto też, żeby umowa precyzyjnie identyfikowała obie strony: Twoją firmę (nazwa, NIP, REGON, adres siedziby) i przedszkole, z którym współpracujesz, a nie ograniczała się do nazw bez żadnych danych rejestrowych.

Czy musisz mieć zaświadczenie o niekaralności?

To pytanie, które najbardziej Cię interesuje, więc już odpowiadam: najprawdopodobniej tak. Ustawa z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich nakłada w art. 21 obowiązek weryfikacji na osoby dopuszczane do „innej działalności związanej z wychowywaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem małoletnich lub opieką nad nimi”. Jeśli samodzielnie prowadzisz cykliczne zajęcia według własnego programu, a nie jesteś jedynie gościem odwiedzającym przedszkole pod stałym nadzorem i decyzyjnością nauczyciela, co do zasady mieścisz się w tym pojęciu, co oznacza, że przedszkole powinno sprawdzić Cię w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym i uzyskać od Ciebie informację o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego (albo odpowiednie oświadczenie).

Ustawa nie precyzuje dokładnie granicy między „gościem” a osobą „prowadzącą inną działalność”, ale klucz leży w tym, kto faktycznie odpowiada za przebieg zajęć. Jeśli samodzielnie prowadzisz zajęcia cyklicznie, według własnego programu, i to Ty (a nie nauczyciel przedszkola) decydujesz o ich treści i przebiegu, bezpieczniej przyjąć, że mieścisz się w tym pojęciu niezależnie od długości pojedynczego bloku zajęciowego – nawet 20-minutowe zajęcia prowadzone regularnie przez Ciebie samodzielnie nie przesuwają tej oceny w stronę „gościa”.

Standardy Ochrony Małoletnich dotyczą też Ciebie, nie tylko przedszkola

Łatwo założyć, że skoro to przedszkole ma swoje standardy ochrony małoletnich, to Ty jako zewnętrzny usługodawca nie musisz się tym martwić.

To błędne założenie: obowiązek dotyczy każdego podmiotu, który prowadzi działalność związaną z edukacją małoletnich, a nie tylko placówki, w której fizycznie odbywają się zajęcia. Co oznacza, że jeśli prowadzisz zajęcia językowe jako własna działalność, Twoja firma powinna mieć własne standardy, niezależnie od tego, czy przedszkole ma swoje. Pisałam o tym szerzej w przewodniku o standardach ochrony małoletnich dla szkół językowych i firm edukacyjnych.

A co z danymi dzieci uczestniczących w zajęciach?

W praktyce dostajesz od przedszkola listę dzieci z grupy, na której prowadzisz zajęcia – imiona, czasem listę obecności. Kto jest administratorem tych danych w tej relacji, zależy od tego, jak dokładnie wygląda Wasza współpraca.

Najważniejsze pytanie w tej sprawie brzmi: kto faktycznie decyduje o celach i sposobach przetwarzania (art. 4 pkt 7 RODO)? Jeśli tylko otrzymujesz od przedszkola listę dzieci i wykorzystujesz ją wyłącznie do prowadzenia zajęć zleconych przez przedszkole, zwykle działasz na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych, a administratorem pozostaje przedszkole. Jeśli natomiast sama prowadzisz zapisy na swoje zajęcia dodatkowe, zbierasz dane bezpośrednio od rodziców i sama decydujesz, jak długo je przechowujesz, dla tych własnych celów stajesz się odrębnym administratorem – a wtedy to Ciebie dotyczy obowiązek informacyjny z art. 13 RODO wobec tych rodziców. Dobra umowa z przedszkolem powinna jednoznacznie rozstrzygać, w którym z tych modeli działacie, żeby obie strony wiedziały, kto za co odpowiada.

O czym jeszcze warto pomyśleć w umowie?

Poza tym, co już wymieniłam, dobra umowa z przedszkolem zwykle rozstrzyga też zasady odwoływania zajęć (przez którą stronę i z jakim wyprzedzeniem) oraz warunki jej wypowiedzenia – żeby żadna ze stron nie została z dnia na dzień bez zajęć albo bez wynagrodzenia za już zaplanowaną pracę. Dobrze też z góry ustalić sposób płatności: czy rozliczasz się jednorazowo za cały okres, czy w ratach miesięcznych, i w jakim terminie od wystawienia faktury przedszkole powinno zapłacić.

Najczęstsze pytania o umowę z przedszkolem

Czy mogę rozliczać zajęcia językowe jako umowę o dzieło, jeśli kończą się egzaminem albo pokazem?
Lepiej tego unikać – sądy oceniały już podobne sytuacje i uznawały, że samo prowadzenie nauki języka pozostaje świadczeniem starannego działania, nawet gdy efektem końcowym jest coś konkretnego.
Czy przedszkole może wymagać ode mnie zaświadczenia o niekaralności, mimo że prowadzę własną działalność?
Tak, i co do zasady powinno – to nie jest nadgorliwość z ich strony, tylko realizacja obowiązku, który na nich spoczywa jako na placówce dopuszczającej Cię do zajęć z dziećmi.
Czy muszę mieć własne standardy ochrony małoletnich, skoro pracuję tylko na terenie przedszkola?
Co do zasady tak – obowiązek jest przypisany do podmiotu prowadzącego działalność edukacyjną, a nie do miejsca, w którym fizycznie odbywają się zajęcia.
Czy wystarczy ustna albo mailowa akceptacja oferty, żeby umowa była ważna?
Formalnie tak, umowa o świadczenie usług nie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, ale bez podpisanego dokumentu trudniej Ci będzie udowodnić, co dokładnie ustaliłyście, gdy dojdzie do sporu.

Jeśli chcesz mieć gotowy wzór umowy na prowadzenie zajęć, dostosowany do takiej współpracy z przedszkolem, napisz do nas.

Ten artykuł ma charakter wyłącznie edukacyjny i nie stanowi porady prawnej. Każda sytuacja wymaga indywidualnej oceny – jeśli potrzebujesz wsparcia w swojej sprawie, skonsultuj się z nami.

Stan prawny na: 2026-08-06