Na co zwracać uwagę zawierając umowę z osobą bez działalności?
3 najbardziej kosztowne błędy
Podobno najłatwiej i najszybciej uczymy się na błędach :). Sprawdź, jakie są najczęstsze, ale też najbardziej kosztowne błędy
BŁĄD NR 1: Zawierasz umowę ze studentem lub osobą, która jest zatrudniona w innym miejscu (i która korzysta ze zwolnienia ze składek w całości/w części) i szczęśliwy ... nie robisz już nic więcej.
W 100% rozumiem, że przy obecnych składkach i obciążeniach podatkowych, korzystne jest zawieranie umów ze studentami lub osobami, które otrzymują minimalne wynagrodzenie w innym miejscu pracy i które są zwolnione ze składek w całości/części. To sprawia, że wysokość dodatkowych obciążeń podatkowych jest minimalna.
_
Pamiętaj jednak, że to, że ktoś w chwili zawarcia umowy miał “korzystny” status podatkowy, nie oznacza, że ten status będzie miał np. za miesiąc.
⛔️Bardzo częstym błędem jest brak późniejszego monitorowania tego, czy ten status nadal utrzymuje się w trakcie współpracy.
Przykład: Może się okazać, że ktoś kto miał w chwili zawierania umowy minimalne wynagrodzenie w innym miejscu pracy, w międzyczasie obniżył wysokość etatu u kogoś innego (i nie otrzymuje już minimalnego wynagrodzenia), a to oznacza, że powinieneś od niego odprowadzać odpowiednie składki.
Brak monitorowania tego niestety to często kosztowny błąd. W przypadku gdy ZUS wyłapie “niezgodność”, może domagać się uregulowania zaległych składek – do pięciu lat wstecz. Doliczone zostaną do nich również ustawowe odsetki .
Przykład: W ostatnim roku, niestety zdarzaly się sytuacje, w których ZUS występował z wezwaniem do zapłaty składek od szkół i firm edu na poziomie kilkudziesięciu tysięcy złotych za kilka lat.
🔷O co zadbać, żeby uniknąć tego błędu?
✅Wprowadź do umowy obowiązek aktualizowania wszystkich informacji, które nauczyciel (lub inna osoba) podaje przy umowie zlecenia dot. statusu studenta lub innych ważnych z punktu widzenia podatków. (Jeśli masz nasze wzory umów dla nauczyciela – masz takie postanowienie we wzorze).
✅Poza wprowadzeniem obowiązku do umowy, sam też zadbaj o monitorowanie zmian. Przykład: raz na kwartał (lub nawet częściej) wymagaj od współpracownika, żeby poza rachunkiem dostarczał Ci oświadczenie składane do celów podatkowych.
BŁĄD NR 2: Zawierasz umowę z osobą na działalności nierejestrowanej i myślisz, że nie musisz od niej płacić żadnych składek.
Bardzo często słyszę, że ktoś zawiera umowę z osobą na działalności nierejestrowanej i nie musi odprowadzać składek, ponieważ ta osoba ma prawo wystawić fakturę.
I tak… Prawdą jest, że osoba na działalności nierejestrowanej ma prawo wystawić fakturę. ⛔️Nie jest jednak prawdą, że w związku z tym, nie musimy zgłaszać takiej osoby do ubezpieczeń.
Zgodnie z wytycznymi uznaje się bowiem, że osoba na działalności nierejestrowanej jest traktowana jak osoba na umowie zlecenia.
Co to oznacza?
Taka osoba podlega ubezpieczeniom i należy ją zgłosić jak każdą inną osobę na umowie zlecenie i odprowadzić od niej należne składki.
Skutek niedopilnowania tego jest taki jak wyżej:
- ZUS może domagać się uregulowania zaległych składek oraz odsetek.
- Dodatkowo, może być nałożona kara za brak zgłoszenia takiej osoby do ubezpieczenia.
BŁĄD NR 3: Zawierasz z nauczycielem umowę o dzieło na przeprowadzenie zajęć
Ze względu na to, że celem pracy nauczyciela jest przygotowanie i przeprowadzenie zajęć w ten sposób, aby jak najlepiej przekazać wiedzę słuchaczom, przyjmuje się, że nauczanie nie jest dziełem (nawet jeśli przy okazji nauczyciel ma przygotować materiały).
Jeśli chodzi o nauczanie/szkolenia – ZUS co do zasady kwestionuje takie umowy o dzieło, a od takiej nieprawidłowej umowy, może domagać się uregulowania zaległych składek w takiej wysokości jaka obowiązywałyby w przypadku zawarcia umowy zlecenia lub umowy o pracę – do pięciu lat wstecz. Doliczone zostaną do nich również ustawowe odsetki .
Niestety ZUS wskazuje, że zlecając realizację zajęć nie zlecamy lektorowi uzyskanie efektu, który byłby mierzalny, możliwy do sprawdzenia, porównania z konkretnymi parametrami i ewentualnego poprawienia.
Podsumowując, to tylko 3 najczęstsze i najbardziej kosztowne błędy. Do innych, mających wpływ na działalność szkoły/firmy możemy zaliczyć brak uregulowania kwestii korzystania z wizerunku, brak uregulowania kwestii powierzenia danych, brak poufności, nieprawidłowo opisany zakaz konkurencji i inne…