Czy masz obowiązki RODO w szkole językowej? Jakie dokumenty są niezbędne?
Obowiązki RODO krok po kroku, informacje których potrzebujesz by uniknąć problemów i kar.
Ten temat dotyczy Ciebie, jeżeli:
– prowadzisz szkołę językową i zapisujesz kursantów (lub ich rodziców),
– korzystasz z platform edukacyjnych, programów CRM, wysyłasz maile z ofertą,
– zbierasz zgody na newsletter, formularze zapisu lub prowadzisz fanpage szkoły.
– przetwarzasz dane osobowe nawet tylko imię, nazwisko i e-mail.
Brak RODO może prowadzić do:
- problemów przy kontroli (np. po skardze rodzica lub kursanta),
- kar finansowych od UODO (Urząd Ochrony Danych Osobowych),
- konieczności zwrotu pieniędzy w razie błędów w informacjach RODO,
- utraty zaufania Kursantów i reputacji w branży.
RODO to nie tylko formalność, to bezpieczeństwo Twojej szkoły.
RODO. Poznaj jego charakter prawny.
RODO to unijne rozporządzenie, które nakłada obowiązki na każdego, kto przetwarza dane osobowe, czyli także szkoły językowe.
Przetwarzaniem danych osobowych jest np.:
- zapis na kurs,
- wystawienie faktury,
- wysłanie maila z grafikami zajęć,
- udostępnienie danych lektorowi czy księgowej.
W praktyce oznacza to, że musisz mieć określone dokumenty RODO, które potwierdzą, że Twoja szkoła działa zgodnie z przepisami.
5 elementów, które powinny się znaleźć w dokumentach RODO szkoły językowej.
1. Polityka prywatności / Klauzula informacyjna
Kto przetwarza dane, po co, na jakiej podstawie, jak długo? To niezbędne minimum, niezależne od formy działalności (online, stacjonarnie).
2. Umowy powierzenia przetwarzania danych
Czy i komu przekazujesz dane kursantów? Pełen wykaz osób i firm są wymagane, nawet jeżeli to tylko biuro rachunkowe, współpracujący lektor czy platforma edukacyjna.
3. Zgody marketingowe i formularze zapisu
Zbierasz zapisy na newsletter? Koniecznie potrzebne są checkboxy i odpowiednie komunikaty.
4. Stopka e-maila zgodna z RODO
Wysyłasz wiadomości email? Powinny one zawierać informację o przetwarzaniu danych oraz link do polityki prywatności.
5. Polityka prywatności na fanpage’u
Promujesz się i prowadzisz komunikację online np. na Facebooku? Brak takiego dokumentu może prowadzić do zablokowania konta przez Facebooka.
Najczęstsze pytania właścicieli szkół językowych:
Czy muszę mieć politykę prywatności, jeśli nie mam sklepu online?
Tak, jeśli zbierasz jakiekolwiek dane (nawet w formularzu kontaktowym). To nie dodatkowe zabezpieczenie Twojej firmy, a wymóg formalny regulowany przepisami prawa.
Czy muszę zawrzeć umowę powierzenia z lektorem?
Tak, jeśli lektor ma dostęp do danych kursantów (np. prowadzi zajęcia online). Ważne, by umowa współpracy z lektorem nie narażała Twojej firmy na konsekwencje prawne.
Czy RODO dotyczy też zajęć dla dzieci?
Tak, wówczas dane osobowe zbierane są od rodziców, ale nadal obowiązuje RODO.
Czy muszę mieć zgodę na newsletter?
Tak, najlepiej uzyskać ją przez checkbox z dopiskiem o celu i przetwarzaniu danych.
Czy gotowe wzory dokumentów to dobry pomysł?
Tak, jeśli zostały stworzony specjalnie dla branży edukacyjnej i zawierają stosowne komentarze. Wzory oferowane przez EduLegal zostały stworzone przez Kingę Konopelko, ekspertkę prawa w edukacji, z której usług i wzorów dokumentów skorzystało już ponad XXX szkół stricte językowych.
Podsumowując.
Każda szkoła językowa przetwarza dane osobowe i musi spełniać obowiązki RODO. To nie tylko wymóg prawny, ale też dowód profesjonalizmu wobec kursantów i rodziców. Dobrze przygotowane dokumenty to bezpieczeństwo każdego dnia i w razie kontroli.
Nasze gotowe dokumenty pozwolą Ci:
- działać legalnie i spokojnie,
- uniknąć błędów i kar,
- mieć wszystkie wymagane dokumenty w jednym miejscu,
- oszczędzić czas na tworzenie dokumentów od zera.
Zapisz się i bądź na bieżąco
EDUlegalny newsletter
To wyjątkowy Newsletter, który za Ciebie śledzi zmiany prawne oraz przychodzi do Ciebie z odpowiednimi rozwiązaniami w odpowiednim czasie.