Jak założyć firmę w Polsce? Sprawdź kompletny przewodnik przygotowany przez eksperta: rejestracja działalności, zawieszenie. Krok po kroku – bez stresu i formalnych pułapek.
Pracując na co dzień z przedsiębiorcami wiemy, jakie pytania są najczęściej zadawane. Ten praktyczny poradnik krok po kroku dla przyszłych przedsiębiorców ma pomóc Ci rozpocząć swój biznes. Dowiesz się z niego, jak założyć firmę i zarejestrować działalność, ile kosztuje ten proces, gdzie znaleźć aktualne PKD, czy należy zgłosić się do ZUS, jak i odpowiedzi na wiele innych pytań – wszystko jasno wyjaśnione.
1. Jak założyć działalność gospodarczą w Polsce krok po kroku?
Założenie własnej firmy w Polsce jest prostsze, niż może się wydawać. 😊 Wszystko możesz załatwić w jeden dzień – nawet bez wychodzenia z domu.
Oto, co należy zrobić:
- Wypełnij wniosek CEIDG-1
To podstawowy formularz, dzięki któremu Twoja firma zostanie zarejestrowana w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Możesz go złożyć:
– online na stronie www.biznes.gov.pl,
– osobiście w urzędzie miasta lub gminy,
– telefonicznie z późniejszym potwierdzeniem.
Do wniosku wpisujesz m.in. dane osobowe, nazwę firmy, adres prowadzenia działalności, wybrane kody PKD i datę rozpoczęcia działalności. - Wybierz nazwę firmy i kody PKD
Nazwa jednoosobowej działalności musi zawierać Twoje imię i nazwisko, np. „Anna Kowalska Fotografia”. Możesz też dodać elementy wyróżniające, np. branżowe. Kody PKD to symbole określające, czym dokładnie zajmuje się Twoja firma. Możesz wybrać jeden główny i kilka dodatkowych. - Wybierz formę opodatkowania
Masz kilka opcji:
– zasady ogólne (skala podatkowa 12% i 32%),
– podatek liniowy (19% niezależnie od dochodu),
– ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (stawka zależna od rodzaju działalności).
Jeśli nie masz pewności, co wybrać – warto skonsultować się z księgowym. - Zgłoś się do ZUS jako płatnik składek
Po rejestracji CEIDG automatycznie trafiasz do ZUS jako przedsiębiorca. Musisz jednak złożyć odpowiedni formularz (np. ZUS ZUA lub ZUS ZZA) w ciągu 7 dni. Na start możesz skorzystać z ulg:
– „Ulga na start” – brak składek przez pierwsze 6 miesięcy,
– „Preferencyjne składki ZUS” – niższe składki przez kolejne 24 miesiące. - Zastanów się, czy musisz być VAT-owcem
Nie każdy musi się rejestrować do VAT. Jeśli jednak planujesz współpracę z firmami lub sprzedajesz określone towary (np. elektronikę), może to być konieczne. Zgłoszenie składasz na formularzu VAT-R.
Ważne: założenie działalności gospodarczej w CEIDG jest bezpłatne. Nie musisz płacić za wpis, NIP, REGON ani zgłoszenie do ZUS.
2. Czy mogę założyć firmę przez internet? Jak to zrobić?
Tak, firmę możesz założyć online, bez wychodzenia z domu. Wystarczy posiadać profil zaufany lub podpis kwalifikowany.
Wejdź na stronę www.biznes.gov.pl, zaloguj się, wypełnij wniosek CEIDG-1 i podpisz go elektronicznie. Wniosek automatycznie trafia do CEIDG, ZUS i urzędu skarbowego. To najszybszy i najwygodniejszy sposób na założenie firmy.
3. Ile kosztuje założenie działalności gospodarczej?
Samo założenie działalności gospodarczej jest bezpłatne. Nie płacisz za rejestrację w CEIDG, uzyskanie NIP, REGON ani zgłoszenie do ZUS.
Koszty mogą pojawić się dopiero później – np. związane z księgowością, składkami ZUS, opłatami za kasę fiskalną (jeśli jest wymagana) czy rejestracją do VAT. Wiele z tych wydatków można ująć w kosztach firmy.
4. Jakie dane trzeba podać przy rejestracji działalności?
We wniosku CEIDG-1 trzeba podać m.in.:
- imię, nazwisko, PESEL, NIP, adres zamieszkania i adres firmy,
- nazwę działalności i kody PKD,
- datę rozpoczęcia działalności,
- formę opodatkowania,
- dane rachunku bankowego,
- opcjonalnie – informacje o ubezpieczeniu ZUS i VAT.
Dobrze mieć wcześniej przygotowaną nazwę firmy, listę kodów PKD i decyzję co do formy opodatkowania.
5. Czy muszę mieć firmowy adres, żeby zarejestrować działalność?
Tak, musisz wskazać adres, pod którym będzie zarejestrowana Twoja firma. Nie musi to być jednak lokal usługowy – w przypadku jednoosobowej działalności może to być Twój adres zamieszkania, wynajmowane mieszkanie, biuro coworkingowe lub tzw. wirtualny adres (jeśli właściciel wyrazi zgodę).
Ważne, aby adres był zgodny z rzeczywistym miejscem prowadzenia działalności lub przechowywania dokumentacji. Urzędy mogą chcieć go zweryfikować. Musisz mieć podstawę prawną do tego by z niego korzystać, np. umowa najmu/ umowa użyczenia, itp.
6. Czy student może założyć działalność gospodarczą?
Tak, student może założyć własną firmę – nawet jeśli nie ukończył 26 lat.
7. Jaka forma opodatkowania będzie dla mnie najlepsza na start?
To zależy od rodzaju działalności, przewidywanych przychodów i kosztów. Do wyboru masz:
- Skala podatkowa (12% i 32%) – dobra, jeśli masz niskie dochody i chcesz korzystać z kwoty wolnej (30 tys. zł).
- Podatek liniowy (19%) – opłacalny przy wyższych dochodach, ale bez kwoty wolnej i ulg.
- Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – uproszczona forma, atrakcyjna dla branż usługowych, ale bez możliwości odliczania kosztów.
Warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym.
8. Co to jest kod PKD i jak go wybrać przy zakładaniu firmy?
PKD (Polska Klasyfikacja Działalności) to system kodów opisujących rodzaj działalności, jaką zamierzasz prowadzić.
Przy rejestracji firmy musisz podać:
- jeden kod główny (najważniejsza działalność) oraz,
- dowolną liczbę kodów dodatkowych, jeśli planujesz inne usługi.
Pełną listę kodów znajdziesz na stronie GUS. Warto dobrać je dokładnie, bo mogą wpływać m.in. na ewentualne kontrole, kwestie podatkowe czy możliwość udziału w przetargach.
9. Czy muszę mieć pieczątkę firmową po założeniu działalności?
Nie, posiadanie pieczątki firmowej nie jest obowiązkowe. W polskim prawie nie ma przepisu, który nakładałby taki wymóg na przedsiębiorców. Mimo to, w praktyce pieczątka może się przydać – np. przy podpisywaniu umów, dokumentów, czy kontaktach z bankiem. Dobrze mieć ją przygotowaną z podstawowymi danymi firmy (nazwa, adres, NIP, REGON, telefon).
10. Czy można prowadzić działalność gospodarczą z wynajmowanego mieszkania?
Tak, działalność możesz prowadzić z mieszkania – nawet jeśli je wynajmujesz. Musisz jednak:
- mieć zgodę właściciela nieruchomości (najlepiej pisemną),
- pamiętać, że niektóre typy działalności (np. fryzjer, warsztat) mogą wymagać dodatkowych zezwoleń lub dostosowania lokalu do przepisów sanitarnych.
Dodatkowo, jeśli chcesz wliczać część kosztów mieszkania do kosztów firmowych, warto skonsultować się z księgowym.
11. Czy potrzebuję konta firmowego do prowadzenia działalności?
Nie ma obowiązku zakładania konta firmowego, jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą.
W praktyce jednak konto firmowe ułatwia prowadzenie księgowości, rozdzielenie finansów i kontakty z urzędami – dlatego wiele osób decyduje się na nie już na starcie.
12. Co to jest wpis do CEIDG i jak go uzyskać?
CEIDG to Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej – rejestr wszystkich jednoosobowych firm działających w Polsce.
Wpis do CEIDG to oficjalna rejestracja Twojej firmy. Dzięki niemu uzyskujesz status przedsiębiorcy, numer REGON i możesz legalnie prowadzić działalność.
Jak uzyskać wpis do CEIDG?
- Złóż wniosek CEIDG-1: online (np. przez www.biznes.gov.pl), osobiście w urzędzie lub telefonicznie z późniejszym podpisem.
- Wniosek obejmuje także zgłoszenie do ZUS i urzędu skarbowego – nie musisz robić tego osobno.
- Wpis do CEIDG jest bezpłatny i najczęściej odbywa się w dniu złożenia wniosku lub w terminie wskazanym przez Ciebie.
13. Czy mogę założyć firmę będąc zatrudnionym na etacie?
Tak, możesz prowadzić działalność gospodarczą i jednocześnie pracować na etacie. To bardzo popularne rozwiązanie, zwłaszcza wśród osób, które chcą „na spokojnie” rozwijać własny biznes i ograniczać wysokość składek. 😉
Zalety:
- Nie musisz płacić pełnego ZUS-u – jeśli Twój etat obejmuje co najmniej minimalne wynagrodzenie; opłacasz wtedy tylko składkę zdrowotną.
- Możesz testować pomysł na biznes bez rezygnacji z bezpieczeństwa zatrudnienia.
Uwaga: Upewnij się, że Twoja umowa o pracę nie zawiera zakazu konkurencji – prowadzenie działalności w tym samym zakresie co Twój pracodawca może być naruszeniem umowy.
14. Jak zgłosić działalność do urzędu skarbowego i ZUS?
Dobra wiadomość: zakładając działalność gospodarczą poprzez formularz CEIDG-1, nie musisz osobno zgłaszać się do urzędu skarbowego ani ZUS – dane z wniosku zostaną automatycznie przekazane do tych instytucji.
Dodatkowo:
- Jeśli chcesz zostać płatnikiem VAT – musisz samodzielnie złożyć formularz VAT-R w urzędzie skarbowym (online lub osobiście).
- Do ZUS trzeba w ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności złożyć zgłoszenie na formularzu ZUS ZUA (pełne ubezpieczenie) lub ZUS ZZA (np. tylko składka zdrowotna).
Warto skonsultować to z księgowym, żeby dobrać odpowiedni wariant zgłoszenia i zweryfikować aktualne wymogi – zwłaszcza jeśli korzystasz z ulg ZUS.
15. Czy potrzebuję kasy fiskalnej po założeniu firmy?
Nie każda firma musi mieć kasę fiskalną. Obowiązek jej posiadania zależy od rodzaju działalności i wysokości obrotów.
Kasa fiskalna będzie potrzebna, jeśli:
- Sprzedajesz towary lub usługi osobom fizycznym (np. w sklepie, salonie fryzjerskim, gastronomii) oraz.
- Twoje obroty z tego tytułu przekroczą 20 000 zł rocznie (brutto).
Zawsze zweryfikuj, czy Twoja branża nie ma obowiązku posiadania kasy fiskalnej od pierwszej sprzedaży. W przypadku sprzedaży tylko firmom (na fakturę) – kasa fiskalna nie jest wymagana.
17. Na co zwrócić uwagę przy nazwie firmy i czy można ją chronić?
Dobrze dobrana nazwa firmy to nie tylko kwestia marketingu – to też obowiązki formalne.
Dla jednoosobowej działalności gospodarczej:
- Nazwa musi zawierać imię i nazwisko właściciela (np. „Anna Nowak Fotografia”).
- Możesz dodać do niej elementy fantazyjne, branżowe lub lokalizacyjne (np. „Studio Portretów – Anna Nowak”).
Warto zadbać, by nazwa była:
- Unikalna i niesugerująca powiązań z innymi firmami,
- Wolna jako domena internetowa i profil w mediach społecznościowych,
- Sprawdzona pod kątem rejestracji w bazie znaków towarowych (jeśli planujesz ochronę marki).
Jeśli chcesz zastrzec nazwę firmy lub logo, możesz to zrobić w Urzędzie Patentowym RP (dla ochrony krajowej) albo jako unijny znak towarowy w EUIPO – co daje ochronę na terenie całej Unii Europejskiej.
Jako kancelaria pomagamy w całym procesie: od weryfikacji zdolności rejestracyjnej, przez przygotowanie zgłoszenia, aż po reprezentację przed urzędami.
18. Czy mogę zawiesić działalność, jeśli nie mam klientów?
Tak, jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i nie zatrudniasz pracowników, możesz w dowolnym momencie zawiesić swoją firmę. To dobre rozwiązanie, gdy tymczasowo brakuje Ci klientów, planujesz wyjazd, zmianę branży albo po prostu potrzebujesz przerwy.
Zawieszenie odbywa się na podstawie prostego wniosku, który możesz złożyć online przez CEIDG lub w urzędzie gminy. Od momentu zawieszenia nie prowadzisz sprzedaży ani nie wystawiasz faktur, ale nadal możesz np. utrzymywać stronę internetową, odbierać zaległe płatności czy korzystać z konta firmowego.
Co ważne, w okresie zawieszenia nie musisz opłacać składek ZUS ani zaliczek na podatek dochodowy, co pozwala ograniczyć koszty. Po przerwie możesz w każdej chwili wznowić działalność, bez konieczności ponownej rejestracji firmy.
19. O jakie dokumenty warto zadbać rozpoczynając swoją działalność?
Wszystko zależy od tego jak działasz.
W przypadku gdy prowadzisz promocję i marketing polecamy zacząć od:
- Polityki prywatności, która opisuje zasady przetwarzania danych na stronie, w social mediach, e-mailu lub w innych miejscach – tzw. zasady RODO,
- Polityki opinii – jeśli publikujesz opinie klientów m.in. na swojej stronie czy w social mediach,
W zależności od akcji promocyjnej, które prowadzisz, tj. czy organizujesz konkursy, zniżki – mogą przydać się Regulamin konkursu czy Regulamin promocji.
Wszystkie te dokumenty znajdziesz w Pakiecie Legalny marketing bez ryzyka. To Pakiet wzorów z komentarzami do szybkiego i sprawnego dostosowania.
Jeśli prowadzisz sprzedaż on-line za pośrednictwem strony www, e-maila, komunikatorów w social media lub w inny sposób, potrzebujesz Regulaminu sprzedaży/ Regulaminu sklepu. Możesz go znaleźć tutaj
W zależności od tego, czy współpracujesz z firmami, podwykonawcami, klientami – możesz potrzebować także umów. W naszej strefie wiedzy znajdziesz dodatkowe wpisy o umowie najmu, umowach B2B. Zajrzyj do strefy wiedzy.
EDUlegalny newsletter
To wyjątkowy Newsletter, który za Ciebie śledzi zmiany prawne oraz przychodzi do Ciebie z odpowiednimi rozwiązaniami w odpowiednim czasie.