Jak przygotować umowę dla kursantów w szkole językowej? Co musi zawierać, by chroniła Twoją firmę?
Umowa krok po kroku, konstrukcja której potrzebujesz by uniknąć problemów i reklamacji.
Ten temat dotyczy Ciebie, jeżeli:
– prowadzisz szkołę językową lub edukacyjną,
– przyjmujesz zapisy na kursy semestralne, roczne lub wakacyjne,
– boisz się reklamacji, prób rezygnacji i sporów o płatności,
– nie masz pewności, co powinno się w niej znaleźć, by była skuteczna,
– zastanawiasz się, czy umowa z kursantem jest obowiązkowa.
Brak umowy lub żle skonstruowana umowa może prowadzić do:
- nieporozumień przy płatnościach i długości trwania kursu,
- problemów przy rezygnacjach (np. po kilku zajęciach),
- reklamacji i sporów, w których nie masz twardego dowodu,
- nielegalnego przetwarzania danych osobowych,
- braku podstaw do egzekwowania obowiązków kursanta.
Umowa to nie tylko formalność. To najważniejsze narzędzie, które chroni Twoją firmę nawet wtedy, gdy kursant przestaje być zadowolony.
Umowa z kursantem. Poznaj jej charakter prawny.
Umowa o kurs językowy to tzw. umowa nienazwana – nie ma specjalnej regulacji w Kodeksie cywilnym, ale najbliżej jej do umowy zlecenia. Oznacza to, że:
– szkoła zobowiązuje się do przeprowadzenia kursu z należytą starannością,
– kursant zobowiązuje się do zapłaty za udział w kursie,
– obie strony muszą zaakceptować zasady współpracy w momencie podpisania umowy i każdej późniejszej zmiany.
Szkoła może przewidzieć możliwość zmian np. harmonogramu czy grup, ale tylko wtedy, gdy jest to odpowiednio zapisane.
12 elementów, które powinny się znaleźć w dobrej umowie z kursantem.
1. Data i miejsce zawarcia umowy
Gdzie i kiedy zostaje zawarta umowa? To niezbędny początek dokumentu, chyba że jest umowa zawierana online.
2. Oznaczenie stron
Kto zawiera umowę? Pełne dane szkoły i klienta są wymagane. W w przypadku gdy rodzic zawiera umowę na kurs dla dziecka, zadbaj o to by wskazane były dane uczestnika zajęć. Podobnie warto to przemyśleć, gdy współpracujesz z firmą.
3. Dane kontaktowe
Jaki jest numer telefonu czy email? Przemyśl, w jaki sposób będzie wygląda
4. Przedmiot umowy
Jaki kurs jest realizowany? Ile trwa, ile godzin obejmuje? Jaki jest rodzaj zajęć, czy liczebność grup? Co obiecujesz klientom? Czasami wskazanie, że umowa obejmuje wyłącznie prowadzenie zajęć jest niewystarczająca by uzyskać wynagrodzenie za zajęcia, podczas których uczestnik był nieobecny. To podstawa potwierdzająca Twoją ofertę i punkt odniesienia w razie sporów.
5. Zasady płatności
Jaka jest cena kursu? Jakie są opcje płatności (raty, terminy)? Jakie są konsekwencje za nieterminowe wpłaty? To forma zabezpieczenia płynności finansowej Twojej firmy.
6. Organizacja kursu
Co się dzieje, gdy kursant nie przychodzi? Jak formowane są grupy? Czy zajęcia są nagrywane? To warunki, które chronią Cię przed zastrzeżeniami ze strony kurstanta i przed stresem.
7. Obowiązki kursanta
Jakie są zasady uczestnictwa, punktualności? Można też dodać informację o obowiązku korzystania z określonych materiałów lub platform. To podstawa gwarantująca odpowiednią jakość usług.
8. Rozwiązanie umowy
Jakie są warunki rezygnacji ze strony kursanta i szkoły? Jak wygląda procedura wypowiedzenia? To zapisy, które dają Ci elastyczność w przypadku niechcianych sytuacji losowych. To jest też punkt, w którym najczęściej pojawiają się klauzule niedozwolone. Przykład: Jeśli wyłączasz prawo do wypowiedzenia umowy w marcu lub wpisujesz brak możliwości wypowiedzenia umowy.
9. Odstąpienie od umowy
Uważaj. W przypadku gdy umowa jest zawierana on-line lub w domu klienta, należy pamiętać o tym, by kursant otrzymał informację o możliwości skorzystania z prawa do odstąpienia od umowy. Brak tych informacji będzie skutkował tym, że kursant będzie miał prawo zrezygnować z kursu przed następne 12 miesięcy, żądając zwrotu 100% ceny (także po zrealizowaniu kursu w całości). Istnieje możliwość ograniczenia tego prawa do odstąpienia poprzez sformułowanie odpowiednich zgód i klauzul.
10. Postanowienia końcowe
Wykaz załączników do umowy (np. Regulamin Szkoły/ Regulamin zajęć). Ważne, żeby klauzula RODO była również okazywana kursantom.
11. Zgody kursanta
Na przykład zgoda na wizerunek, zgoda na przesyłanie informacji marketingowych czy na ograniczenie prawa do odstąpienia.
12. Akceptacja umowy
Niezbędne do ważności umowy. Akceptacja może mieć różne formy.
Postanowień w umowie na kurs językowy może być znacznie więcej. Te wskazane w artykule to najbardziej powszechne jej elementy.
Pamiętaj, że tylko dobrze skonstruowana umowa daje Ci kontrolę i zabezpiecza Twoje interesy.
Najczęstsze pytania właścicieli szkół językowych.
Czy wystarczy, że kursant zaakceptuje regulamin?
Wszystko zależy od tego, co jest w Regulaminie. Jeśli jest to "uniwersalny Regulamin" pasujący do wszystkich klientów niezawierający wszystkich szczegółów usługi to nie będzie to wystarczające. Najczęściej stosowana forma to Umowa + Regulamin.
Czy umowa musi być papierowa?
Nie, może być zawarta online. To, o czym musisz pamiętać, to o tym by zadbać o wszystkie wymogi i odpowiednie akceptacje, niezależnie od tego czy zawierasz umowę przez program do podpisywania umów czy email.
Czy muszę informować o RODO?
Tak, ponieważ informacje o przetwarzaniu danych osobowych powinny to Twoje must have i obowiązek wynikający z przepisów.
Czy gotowy wzór umowy to dobry pomysł?
Tak, jeśli został stworzony specjalnie dla branży edukacyjnej i zawiera stosowne komentarze. Wzory oferowane przez EduLegal zostały stworzone przez Kingę Konopelko, ekspertkę prawa w edukacji, z której usług i wzorów umów dla nauczyciela skorzystało już ponad 1000 szkół stricte językowych i firm edukacyjnych.
Czy wzór umowy można modyfikować?
Tak, wzory są przygotowane z komentarzami i wskazówkami, które pomagają Ci samodzielnie dostosować treść do Twojej sytuacji (np. dodać warunki płatności, usunąć zgodę na nagrywanie zajęć itp.).
Podsumowując.
Prowadzenie szkoły językowej lub firmy edukacyjnej bez dobrze przygotowanej umowy z kursantem to pozorna oszczędność i duże ryzyko. Warto już na starcie uporządkować kwestie formalnej. Umowa jest zawsze korzyścią dla Ciebie, kursanta i Twojej firmy.
Nasze gotowe wzory pozwolą Ci:
- działać profesjonalnie,
- ograniczać reklamacje,
- zadbać o większe zaufanie społeczne,
- oszczędzić czas na tworzenie dokumentów od zera.
Zapisz się i bądź na bieżąco
EDUlegalny newsletter
To wyjątkowy Newsletter, który za Ciebie śledzi zmiany prawne oraz przychodzi do Ciebie z odpowiednimi rozwiązaniami w odpowiednim czasie.