Kursy, zajęcia i konsultacje on-line. Najczęstsze pytania.
Na co dzień pracujemy z twórcami kursów, właścicielami szkół językowych, edukatorami i firmami edukacyjnymi. Wiemy, jak wiele pytań pojawia się w toku zarówno pozyskiwania klientów, jak i w trakcie współpracy. Oto najczęstsze z nich.
Zawsze gdy będziesz to możliwe, w ramach odpowiedzi pokażemy Ci możliwe rozwiązania, które pozwolą Ci dostosować swój biznes do niezbędnych wymogów i działać bez obaw o ryzyko finansowe, biznesowe czy wizerunkowe.
*Pamiętaj, w tym wpisie zamiennie będziemy się posługiwać pojęciem twórca, właściciel szkoły lub firmy edu, natomiast wszystkie te wymogi stosujemy odpowiednio.
1. Czy mogę sprzedawać gotowe kursy lub produkty elektroniczne bez zakładania działalności gospodarczej?
Tak, jeśli sprzedajesz produktu i spełniasz warunki działalności nierejestrowanej, możesz zacząć w ramach działalności nierejestrowanej.
Pamiętaj, że aby móc legalnie prowadzić działalność nierejestrowaną, trzeba spełnić wszystkie poniższe warunki:
- brak zarejestrowanej działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy (czyli przez ostatnie 5 lat).
- miesięczne przychody z działalności nie mogą przekroczyć 75% minimalnego wynagrodzenia brutto. [planowany nowy projekt przepisów przewiduje zmiany na rozliczenia kwartalne, ale dopóki nie wejdzie w życie przyjmujemy miesięczne rozliczenie].
- Działalność nie może wymagać koncesji, zezwoleń lub wpisu do rejestrów działalności regulowanej (np. usługi ochroniarskie, transport osobowy, apteka).
- Osoba prowadząca działalność musi mieć pełną zdolność do czynności prawnych, czyli być pełnoletnia i nieubezwłasnowolniona.
O działalności nierejestrowanej więcej informacji znajdziesz w poradniku: ” Jak legalnie dorabiać bez zakładania firmy? Kompletny przewodnik po działalności nierejestrowanej”
2. Czy muszę wdrożyć RODO, jeśli uczę online [prowadzę korepetycje online lub kursy online]?
Niezależnie od tego, czy uczysz on-line czy stacjonarnie – jeśli zbierasz lub w inny sposób przetwarzasz dane uczniów lub klientów, a także obserwatorów Twojego fanpage czy odwiedzających Twoją stronę, musisz zadbać o zgodność z RODO. Obowiązek ten dotyczy zarówno osób prowadzących działalność gospodarczą, jak i działających w ramach działalności nierejestrowanej. RODO to nie tylko polityka prywatności – to również odpowiednie procedury, zabezpieczenia i obowiązek informacyjny.
Pakiet dokumentów RODO możesz znaleźć tutaj.
3. Czy RODO to tylko polityka prywatności?
Nie. RODO to cały system ochrony danych osobowych. Polityka prywatności to jego część „na zewnątrz”, ale równie ważne są dokumenty i procedury wewnętrzne (np. rejestr czynności przetwarzania, polityka bezpieczeństwa danych, procedury reagowania na incydenty).
3. Czy muszę mieć politykę prywatności na stronie swojej firmy lub landing page'u?
Jeśli masz stronę www, działasz w social mediach lub komunikujesz się przez e-maila, Polityka prywatności to Twoje must have. Dzięki niej realizujesz obowiązek informacyjny wynikający z RODO w sposób automatyczny, nieangażujący Cię dodatkowo. Spełnienie wymagań w taki sposób staje się proste.
- Jeśli nie masz jeszcze polityki prywatności, sprawdź gotowy wzór do szybkiego wdrożenia [SPRAWDZAM].
4. Czy muszę mieć politykę cookies, jeśli mam tylko formularz kontaktowy?
Jeśli masz stronę www, tak.
Wiele narzędzi (np. Google Analytics, Facebook Pixel, systemy newsletterowe) zbiera dane użytkowników, co wymaga odpowiedniej informacji w polityce cookies i uzyskania zgody użytkownika.
Jeśli potrzebujesz Polityki prywatności na social media lub do emaila wystarczająca będzie Polityka prywatności bez plików cookies.
Kliknij tu i wykorzystaj nasz wzór, który szybko dostosujesz zarówno do wersji z plikami cookies (jak i bez).
5. Czy szkoła językowa online musi mieć regulamin?
Tak – sprzedaż kursów, zajęć lub dostępów online to świadczenie usług drogą elektroniczną. Regulamin jest formą umowy z klientem i powinien zawierać m.in. zasady zapisów, płatności, odwołań, reklamacji i prawa do odstąpienia od umowy.
📌 Jeśli nie masz jeszcze regulaminu lub chcesz sprawdzić, czy Twój obecny spełnia wymogi – zapraszamy do kontaktu. Chętnie go przeanalizujemy oraz przygotujemy zgodnie z wymogami lub doradzimy najlepszy wzór do szybkiego wdrożenia.
Jeśli masz stronę www, tak. Wiele narzędzi (np. Google Analytics, Facebook Pixel, systemy newsletterowe) zbiera dane użytkowników, co wymaga odpowiedniej informacji w polityce cookies i uzyskania zgody użytkownika.
Jeśli potrzebujesz Polityki prywatności na social media lub do emaila wystarczająca będzie Polityka prywatności bez plików cookies.
6. Czy można samodzielnie przygotować regulamin lub politykę prywatności?
Tak można, ale wymaga to znajomości kilkunastu ustaw (m.in. RODO, o świadczeniu usług drogą elektroniczną, o prawach konsumenta, Kodeks cywilny). Warto też sprawdzać, czy nie zawierają one niedozwolonych klauzul (są publikowane przez UOKiK). Samodzielne tworzenie dokumentów niesie ryzyko błędów, które mogą mieć konsekwencje prawne. Napisz nam, jak działasz i dobierzemy dla Ciebie odpowiedni wzór.
7. Czy mogę używać cudzych regulaminów lub polityk prywatności?
Nie – kopiowanie dokumentów z innych stron może prowadzić do poważnych naruszeń prawa autorskiego i braku zgodności z Twoją działalnością. Nawet jeśli dokument wydaje się profesjonalny, może zawierać błędy lub zapisy niedostosowane do Twojego modelu pracy, oferty czy grupy klientów.
W dodatku niektóre regulaminy, choć wyglądają dobrze, zawierają klauzule niedozwolone – a ich stosowanie może skutkować odpowiedzialnością przed UOKiK.
Zainwestuj w dokumenty „szyte na miarę” lub wzory dokumentów dostosowane do Twojej działalności ii kanałów sprzedaży. Skontaktuj się z nami, chętnie przygotujemy je dla Ciebie, zaktualizujemy lub zaproponujemy odpowiedni wzór dokumentu.
8. Czy trzeba mieć certyfikat SSL na stronie edukacyjnej?
Choć prawo nie wymaga go wprost, jest to silnie rekomendowane. Certyfikat SSL zapewnia bezpieczne połączenie i jest jednym z elementów wymaganych przez RODO jako środek ochrony danych. Dodatkowo wpływa na pozycjonowanie strony w Google i zaufanie klientów.
Jeśli nie masz SSL na stronie – warto go zainstalować. W wielu przypadkach można to zrobić bezpłatnie (np. Let’s Encrypt).
9. Czy mogę promować swoje zajęcia na Facebooku bez strony www?
Tak – ale nadal obowiązują Cię przepisy dotyczące RODO i sprzedaży usług online. Musisz udostępnić klientowi regulamin i politykę prywatności. Możesz to zrobić np. przez link w bio, w notatce na fanpage’u lub w formie pliku PDF.
10. Jakie dokumenty muszą znaleźć się na stronie szkoły językowej?
Bazowe dokumenty, jakie powinny znaleźć się na stronie internetowej szkoły językowej, edukatora lub twórcy kursów to polityka prywatności z polityką cookies. Te dokumenty informują klienta o zasadach przetwarzania danych.
Jeśli prowadzisz działania marketingowe (np. newsletter, reklamy na Facebooku), pamiętaj, że Twoja polityka prywatności i cookies musi to uwzględniać.
Jeśli sprzedajesz kurs/konsultacje przez stronę/sklep – zadbaj także o Regulamin sklepu.
Ważne są też zgody i checkboxy – przy formularzu kontaktowym, zapisie na newsletter czy zakupie kursu. Dodatkowo należy udostępnić formularz odstąpienia od umowy oraz zadbać o to, by dane sprzedawcy i zasady przetwarzania danych były jasne na każdym etapie kontaktu z klientem.
📌 Jeśli potrzebujesz indywidualnie przygotować komplet dokumentów – sprawdź nasze dokumenty możemy stworzyć dla Ciebie wszystkie niezbędne dokumenty na stronę internetową Twojej szkoły, dostosowaną do Twojego modelu pracy.
11. Czy muszę mieć checkboxy na stronie z ofertą kursów?
Tak – checkboxy są jednym z najprostszych sposobów odbierania zgód wymaganych przez prawo (np. akceptacja regulaminu).
12. Czy mogę sprzedawać zajęcia lub kursy przez Instagram albo link w bio?
Tak – pod warunkiem, że spełniasz obowiązki informacyjne wynikające z RODO lub praw konsumenta np. regulamin sklepu. Nawet jeśli nie masz własnego sklepu online, możesz legalnie sprzedawać przez landing page, PDF czy wiadomości e-mail.
13. Czy mogę samodzielnie stworzyć logo w Canvie i go używać?
Co do zasady CANVA nie pozwala na korzystanie z biblioteki CANVY do tworzenia logo. Wyjątkiem jest korzystanie z prostych projektów logo wykorzystujących czcionki i kształty. Zanim jednak to zrobisz, zapoznaj się z aktualną licencją CANVY.
- Jeśli nie masz pewności, czy korzystasz z CANVY legalnie, sprawdź wideoszkolenie „Canva legalnie”. Dowiesz się z niego m.in. jakie są najważniejsze zasady korzystania z Canvy w kontekście praw autorskich? Czy możesz legalnie sprzedawać projekty, które tworzysz? Jak wykorzystywać treści we własnych projektach Czy możesz sprzedawać szablony? O czym pamiętać tworząc e-booki? i wiele innych.
14. Czy muszę zawierać umowy z nauczycielami lub współpracownikami?
Tak – nawet jeśli współpraca jest okazjonalna lub nieregularna. Forma umowy zależy od tego, jak działa Wasza relacja zawodowa: może to być umowa zlecenia, umowa o dzieło, umowa o pracę, a w przypadku współpracy z innymi firmami – umowa B2B. Dobierz umowę do czynności, które ktoś dla Ciebie wykonuje.
Ważne, aby umowa jasno określała, co dokładnie dana osoba robi, jakie są jej obowiązki, jakie wynagrodzenie otrzymuje i kto za co odpowiada. Dzięki temu unikasz nieporozumień, ale też pokazujesz, że działasz profesjonalnie – zarówno wobec współpracownika, jak i wobec urzędów.
Brak spisanej umowy może prowadzić nie tylko do trudnych rozmów w razie konfliktu, ale też do poważniejszych konsekwencji – np. zakwestionowania formy zatrudnienia przez ZUS lub nieprawidłowości podatkowych.
O umowie z nauczycielem więcej przeczytasz tutaj.
Jeśli potrzebujesz indywidualnego stworzenia umowy lub konsultacji, skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci uporządkować formalności, żeby wszystko było przejrzyste i bez napięcia. To sposób na oszczędność czasu, nerwów i zbędnych problemów.
15. Jak dokumentować sprzedaż zajęć lub kursów online?
Każda sprzedaż powinna być w jakiś sposób udokumentowana – niezależnie od tego, czy prowadzisz firmę, czy działasz w ramach działalności nierejestrowanej.
Jeśli masz zarejestrowaną działalność, standardem jest wystawienie faktury lub paragonu. Natomiast przy działalności nierejestrowanej możesz prowadzić tzw. uproszczoną ewidencję sprzedaży (np. w zeszycie lub Excelu) i zachować potwierdzenie płatności – np. z przelewu lub systemu płatności online.
Jeśli klient poprosi Cię o fakturę – należy ją wystawić, nawet jako osoba bez firmy. W takim przypadku wystarczy faktura bez VAT, z Twoimi danymi jako wystawcy.
Dobrze prowadzona ewidencja daje Ci kontrolę nad finansami i zabezpiecza Cię w razie kontroli – a klientowi pokazuje, że podchodzisz do swojej pracy profesjonalnie. 😉
16. Czy muszę mieć kasę fiskalną w szkole językowej?
Nie zawsze. Jeśli przyjmujesz tylko płatności online (np. przelew, szybkie płatności), możesz skorzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Zwolnienie to jednak zależy m.in. od wysokości obrotu i rodzaju klientów (osoby fizyczne czy firmy). Tu każdorazowo skontaktuj się z księgową lub doradcą podatkowym.
17. Czy muszę informować klientów o prawie do odstąpienia od zakupu kursu, jeśli zawieram umowę przez internet, telefonicznie lub poza siedzibą firmy?
Tak – to obowiązek wynikający z ustawy o prawach konsumenta. Klient, który kupił kurs, zajęcia lub konsultacje, ma co do zasady 14 dni na rezygnację zgodnie z ustawą prawo konsumentów. Możesz ograniczyć to prawo, jeśli spełnisz odpowiednie warunki – np. uzyskasz zgodę na rozpoczęcie kursu przed upływem 14 dni. Jeśli nie spełnisz tych obowiązków, klient może mieć nawet dodatkowe 12 miesięcy na rezygnację i żądanie zwrotu pieniędzy – nawet po zakończeniu kursu.
Dobrze przygotowane dokumenty: regulamin, checkboxy, zgody – pozwalają Ci się przed tym skutecznie zabezpieczyć i jasno określić zasady współpracy.
Jeśli nie wiesz, jak sformułować ograniczenie dot. odstąpienia do umowy – zapraszamy do kontaktu. Z chęcią pomożemy Ci przygotować zapisy do regulaminu oraz checkboxy na Twoją stronie lub zaproponujemy odpowiedni wzór dokumentu.
18. Czy muszę informować klientów on-line o zasadach reklamacji?
Tak – to Twój obowiązek jako sprzedawcy. Regulamin powinien zawierać jasne zasady reklamacji, terminy, formę składania reklamacji i adres kontaktowy. Pamiętaj, że klient ma prawo do złożenia reklamacji także na produkt cyfrowy (np. kurs online, e-book).
19. Czy muszę podpisywać papierowe umowy z klientami?
Nie – wystarczy akceptacja regulaminu (np. przez zaznaczenie checkboxa). Taka forma jest uznawana za formę dokumentową, w pełni zgodną z przepisami. Ważne, by klient mógł się zapoznać z regulaminem przed zawarciem umowy.
21. Czy mogę używać Piksela Facebooka do reklamy kursów?
Tak, ale musisz o tym poinformować użytkownika w polityce prywatności i polityce cookies. Używanie narzędzi do śledzenia użytkowników wiąże się z obowiązkami informacyjnymi – ich brak może skutkować blokadą reklamy lub sankcjami. Podobnie, klient musi mieć możliwość nie zgodzić się na “śledzenie” za pomocą Pixela Facebooka.
EDUlegalny newsletter
To wyjątkowy Newsletter, który za Ciebie śledzi zmiany prawne oraz przychodzi do Ciebie z odpowiednimi rozwiązaniami w odpowiednim czasie.