FAQ: Sprzedaż produktów cyfrowych online – co musisz wiedzieć?
Dowiedz się, czy potrzebujesz firmy, regulaminu, jak rozliczyć VAT i jak chronić e-booki. Praktyczne porady prawne na 2025 rok.
1. Czy muszę mieć firmę, żeby sprzedawać e-booki lub kursy online?
Nie zawsze musisz mieć zarejestrowaną działalność gospodarczą, aby legalnie sprzedawać produkty cyfrowe. W Polsce możesz działać w ramach tzw. działalności nierejestrowanej, jeśli spełniasz konkretne warunki.
W 2025 roku limit miesięcznych przychodów wynosi 3 499,50 zł brutto, czyli 75% minimalnego wynagrodzenia. Roczny dochód nie może przekroczyć 41 994 zł, a w żadnym miesiącu nie możesz przebić limitu. Dodatkowo: nie mogłeś prowadzić działalności gospodarczej przez ostatnie 60 miesięcy.
Jeśli działasz bez rejestracji firmy:
- musisz rozliczyć przychód w rocznym PIT,
- prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży,
- poinformować klientów o warunkach sprzedaży (np. regulamin, prawo do odstąpienia, RODO).
Nie masz pewności, czy Twoja sytuacja pozwala na sprzedaż bez firmy? Skontaktuj się z nami – przeanalizujemy Twój przypadek i zaproponujemy najbezpieczniejsze rozwiązanie.
2. Czy sprzedaż przez platformy typu Gumroad, Etsy lub WooCommerce zwalnia mnie z obowiązków prawnych?
Nie. Sprzedaż przez platformy nie zwalnia Cię z obowiązków prawnych. To Ty – jako twórca i sprzedawca – jesteś odpowiedzialny za zgodność z przepisami, nawet jeśli korzystasz z gotowych rozwiązań e-commerce.
Musisz samodzielnie zadbać o:
- rozliczanie podatków (PIT, VAT),
- przestrzeganie praw konsumenta,
- zgodność z RODO (np. polityka prywatności),
- pełną informację dla klienta (regulamin, dane kontaktowe, odstąpienie od umowy),
- obsługę reklamacji i zwrotów.
Platforma to narzędzie techniczne, a nie podmiot odpowiedzialny prawnie. Jeśli nie masz pewności, czy Twoja oferta spełnia wszystkie wymogi – napisz do nas, sprawdzimy ją dla Ciebie.
3. Jakie dane muszę podać na stronie, żeby działać zgodnie z prawem?
Na stronie sprzedażowej powinny znaleźć się:
- imię i nazwisko (lub nazwa firmy),
- adres siedziby,
- NIP (jeśli prowadzisz firmę),
- dane kontaktowe (e-mail, telefon),
Dodatkowo, ważne są takie dokumenty jak:
- regulamin sprzedaży,
- polityka prywatności,
- informacja o prawie do odstąpienia od umowy (jeśli dotyczy).
Brak tych danych może zostać uznany za naruszenie praw konsumenta i prowadzić do konsekwencji prawnych. Jeśli nie wiesz, co i jak umieścić – pomożemy Ci to przygotować zgodnie z przepisami.
4. Czy mogę sam napisać regulamin sprzedaży?
Tak, możesz stworzyć regulamin samodzielnie, tylko jest to nieopłacalne i zbyt ryzykowne. Bardzo łatwo pominąć istotne kwestie, co naraża Cię na ryzyko prawne.
Zgodność z ustawą o prawach konsumenta, obowiązki informacyjne, zapisy dotyczące płatności, odstąpienia, reklamacji – to wszystko musi być zawarte i odpowiednio sformułowane.
Jeśli dopiero zaczynasz lub nie masz pewności, jak to ująć – oferujemy gotowe wzory regulaminów oraz pomoc prawną przy dopasowaniu ich do Twojej działalności. Skontaktuj się z nami – wspólnie dobierzemy najlepsze rozwiązanie.
5. Jakie dokumenty są potrzebne, żeby legalnie sprzedawać produkty cyfrowe?
Aby działać zgodnie z prawem, potrzebujesz co najmniej:
- regulaminu sprzedaży,
- polityki prywatności zgodnej z RODO,
- polityki cookies (jeśli używasz ciasteczek),
- podstawowej dokumentacji księgowej,
- ewentualnie umowy licencyjnej lub regulaminu korzystania z treści.
To minimum, które zabezpiecza Twoją działalność i pozwala Ci uniknąć problemów. Jeśli nie wiesz, od czego zacząć i jaki jest pełen zakres dokumentów, odezwij się do nas. Dobierzemy komplet dokumentów dopasowanych do Twojego modelu sprzedaży.
6. Czy muszę mieć zarejestrowaną działalność gospodarczą?
Nie zawsze. W Polsce możesz prowadzić sprzedaż produktów cyfrowych w ramach tzw. działalności nierejestrowanej – jeśli spełniasz warunki określone w przepisach.
W 2025 roku podstawowe zasady wyglądają tak:
- miesięczny przychód nie może przekroczyć 3 499,50 zł brutto,
- nie prowadziłeś działalności gospodarczej przez ostatnie 60 miesięcy,
- prowadzisz uproszczoną ewidencję sprzedaży i rozliczasz się w rocznym PIT.
Choć formalnie nie zakładasz firmy, wciąż masz obowiązki wobec klientów – np. udostępnienie regulaminu, zapewnienie prawa do odstąpienia, przestrzeganie RODO.
Nie masz pewności, czy Twoja sprzedaż mieści się w tych ramach? Skonsultuj się z nami – przeanalizujemy Twój przypadek i doradzimy najlepsze rozwiązanie.
7. Czy sprzedaż produktów cyfrowych podlega VAT?
Tak. Produkty cyfrowe – takie jak e-booki, kursy online czy pliki do pobrania – są objęte podatkiem VAT niezależnie od tego, czy sprzedajesz jako firma, czy osoba fizyczna.
Jeśli nie jesteś czynnym podatnikiem VAT, możesz skorzystać ze zwolnienia (np. do limitu 200 tys. zł obrotu rocznego), ale obowiązek podatkowy nadal może wystąpić w szczególnych przypadkach – np. przy sprzedaży za granicę.
Każdy przypadek warto przeanalizować indywidualnie. W tych sprawach najlepiej skontaktuj się z doradcą podatkowym.
8. Jaką stawkę VAT stosuje się do produktów cyfrowych?
Stawki VAT dla produktów cyfrowych zależą od rodzaju treści:
- e-booki i audiobooki – 5% VAT (stawka obniżona),
- inne treści cyfrowe (kursy wideo, dostęp do platformy, oprogramowanie) – 23% VAT.
Kluczowe jest to, czy produkt kwalifikuje się jako publikacja elektroniczna w rozumieniu prawa. Granice bywają niejasne, dlatego warto skonsultować swój przypadek z doradcą podatkowym.
9. Czy muszę wystawiać faktury klientom indywidualnym?
Tak – jeśli klient indywidualny o to poprosi, masz obowiązek wystawić mu fakturę w terminie 15 dni od zakupu. Nie musisz wystawiać jej automatycznie, ale musisz być na to gotowy.
W przypadku klientów firmowych (B2B), faktura jest zawsze obowiązkowa – niezależnie od tego, czy druga strona o nią poprosi.
Warto mieć w sklepie wyraźną informację o tej zasadzie oraz narzędzie do automatycznego generowania faktur (np. przez platformę sprzedażową).
10. Czy muszę mieć kasę fiskalną?
Przy sprzedaży on-line nie musisz jeśli:
- sprzedajesz wyłącznie online (np. e-booki, kursy, konsultacje),
- przyjmujesz wyłącznie płatności bezgotówkowe (np. przelew, Blik, karta),
- dostarczasz klientowi potwierdzenie transakcji i pełną informację o usłudze (np. regulamin).
W takim przypadku możesz skorzystać ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, które obejmuje sprzedaż na odległość. Warunkiem jest m.in. to, że wpłata musi być możliwa do zidentyfikowania (np. nazwisko klienta w tytule przelewu).
Nie jesteś pewien, czy to zwolnienie Cię obejmuje? Sprawdź to z doradcą podatkowym.
11. Czy sprzedaż okazjonalna również wymaga rozliczenia?
Tak. Nawet okazjonalna sprzedaż – np. jednorazowy e-book – generuje przychód, który należy uwzględnić w rocznym rozliczeniu podatkowym (PIT). Nie ma znaczenia, czy działalność była jednorazowa czy trwała kilka dni – każda transakcja ma znaczenie dla fiskusa.
W rozliczeniu PIT masz dedykowane miejsce na raportowanie sprzedaży w ramach działalności nierejestrowanej.
12. Czy klient może odstąpić od zakupu produktu cyfrowego?
Tak, ale tylko w przypadku, gdy nie został poinformowany o utracie prawa do odstąpienia i nie wyraził na to zgody. Jeśli przed zakupem klient zaakceptuje checkbox o natychmiastowym dostępie i utracie prawa do zwrotu – wtedy nie może żądać zwrotu pieniędzy.
13. Jak wyłączyć prawo do odstąpienia od umowy?
Poprzez checkbox, który zawiera wyraźną zgodę klienta na:
- rozpoczęcie świadczenia usługi (dostęp do pliku),
- utratę prawa do odstąpienia po dostarczeniu treści cyfrowej.
Taki checkbox powinien być obowiązkowy i odznaczony domyślnie. Poinformuj też klienta o tym, że zrezygnował z prawa do odstąpienia od umowy.
14. Czy muszę mieć regulamin sklepu?
Tak. Regulamin to podstawa legalnej sprzedaży online. Spełnia rolę umowy między Tobą a klientem, określa warunki zakupu, płatności, odstąpienia i reklamacji.
Jeśli nie wiesz, jak go napisać – skontaktuj się z nami. Możemy przygotować go dla Ciebie na bazie gotowego wzoru lub dopasować indywidualnie.
15. Czy muszę mieć politykę prywatności?
Tak. Polityka prywatności jest obowiązkowa, jeśli przetwarzasz dane osobowe – np. zapis na newsletter, formularz zamówienia czy kontaktowy. To dokument wymagany przez RODO.
Zawiera m.in.: cele przetwarzania, podstawy prawne, czas przechowywania danych i dane kontaktowe administratora. Jeśli jej nie masz – skontaktuj się z nami. Stworzymy dla Ciebie kompletny i zgodny z prawem dokument.
Możesz też skorzystać z gotowych rozwiązań
16. Czy muszę mieć regulamin serwisu?
Tak – jeśli oferujesz jakąkolwiek funkcjonalność online (np. logowanie, konta, komentowanie, dostęp do kursów), to podlegasz ustawie o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Regulamin serwisu to dokument, który określa zasady korzystania ze strony.
Jeśli prowadzisz platformę lub aplikację, konieczne jest posiadanie oddzielnego regulaminu. Pomożemy go przygotować.
17. Czy muszę zgłaszać przetwarzanie danych do urzędu?
Nie. Po wejściu w życie RODO nie ma już obowiązku zgłaszania zbiorów danych do rejestru GIODO. Ale nadal musisz:
- spełniać obowiązki informacyjne wobec użytkowników,
- wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne,
- dokumentować, że działasz zgodnie z przepisami.
Jeśli nie wiesz, od czego zacząć – zgłoś się do nas. Pomożemy wdrożyć RODO krok po kroku.
18. Czy mogę zastrzec zakaz udostępniania zakupionego pliku?
Tak. Najlepiej zrobić to w regulaminie lub licencji. Powinien znaleźć się tam zapis, że plik jest przeznaczony wyłącznie do użytku osobistego, a udostępnianie go osobom trzecim jest zabronione.
19. Co jeśli klient twierdzi, że produkt cyfrowy nie działa?
Zastosowanie mają przepisy o rękojmi. Klient ma prawo żądać:
- naprawy,
- ponownego dostarczenia,
- obniżenia ceny,
- odstąpienia od umowy.
Masz 14 dni na ustosunkowanie się do reklamacji.
20. Czy muszę umożliwić ponowne pobranie pliku?
Nie, nie masz takiego obowiązku prawnego. Jednak z praktycznego punktu widzenia – umożliwienie ponownego pobrania przez określony czas (np. 7–14 dni) to dobra praktyka, która buduje zaufanie klientów i zmniejsza liczbę zapytań do obsługi.
21. Czy mogę sprzedawać produkty cyfrowe klientom z zagranicy?
Tak – ale musisz rozliczyć VAT zgodnie z przepisami UE. Może to oznaczać konieczność rejestracji do OSS (One Stop Shop) – szczególnie jeśli sprzedajesz produkty konsumentom w innych krajach UE.
22. Jak chronić swoje produkty cyfrowe przed kradzieżą?
Najlepsze podejście to połączenie zabezpieczeń prawnych i technicznych:
- Zapis w regulaminie i licencji ograniczający możliwość udostępniania.
- Dodanie znaku wodnego lub ograniczenia liczby pobrań.
- Monitoring potencjalnych naruszeń (np. alerty Google, skanery PDF).
Możemy przygotować dla Ciebie odpowiednie klauzule.
23. Czy mogę sprzedawać produkty cyfrowe bez sklepu internetowego?
Tak – możesz sprzedawać przez:
- social media i DM,
- e-mail lub komunikatory.
Ale nadal obowiązują Cię przepisy prawa konsumenckiego, RODO i obowiązki informacyjne. Musisz udostępnić klientowi m.in. regulamin i politykę prywatności. Jeśli potrzebujesz wsparcia w legalnym uporządkowaniu takiej sprzedaży – skontaktuj się z nami.
24. Czy muszę mieć osobny regulamin dla kursów online lub subskrypcji?
W zależności od tego jak skonstruowany jest Twój aktualny Regulamin, taka będzie odpowiedź. Co do zasady, wszystko może być w jednym regulaminie. Ważne jednak, żeby było jasno opisane i odpowiednio Cię zabezpieczało.
Taki dokument powinien zawierać informacje m.in. o:
- czasie trwania umowy,
- warunkach jej wypowiedzenia,
- częstotliwości i zasadach płatności.
Chętnie przygotujemy go dla Ciebie.
25. Czy muszę mieć checkboxy ze zgodami przy zakupie produktu cyfrowego?
Tak – to obowiązek. Powinieneś zapewnić:
- akceptację regulaminu.
Jeśli chodzi o dodatkowe zgody to nieobowiązkowa jest:
- zgoda na natychmiastowe wykonanie umowy (i utratę prawa do odstąpienia),
- zgoda marketingową – jeśli zbierasz dane do newslettera.
Nie masz pewności, które checkboxy są wymagane? Sprawdzimy to dla Ciebie.
27. Czy muszę mieć politykę cookies, jeśli nie używam ciasteczek?
Jeśli faktycznie nie stosujesz żadnych technologii śledzących – nie musisz. Ale większość stron używa choćby Google Analytics, YouTube czy wtyczek społecznościowych.
Brak polityki cookies może być ryzykowny – dlatego warto ją mieć, nawet w uproszczonej formie. Chcesz sprawdzić, co działa na Twojej stronie? Zgłoś się do nas – wykonamy audyt cookies i przygotujemy odpowiedni dokument.
Formularz kontaktowy
Kancelaria radcy prawnego Kingi Konopelko specjalizuje się w e-commerce, prawie konsumenckim, autorskim oraz ochronie danych osobowych.
Pomagamy w przygotowaniu regulaminów, polityk prywatności, umów, a także we wdrażaniu RODO. Łączymy wiedzę prawną z praktycznym zrozumieniem realiów biznesu online, dlatego dostarczamy rozwiązania skrojone na miarę Twojej działalności.
Działamy z myślą o Twoim spokoju i bezpieczeństwie prawnym.